Von E-Mail-Bestellungen im Posteingang zu Aufträgen im ERP
Zu viel Zeit für Auftragsbearbeitung
Manuelle Arbeitsschritte in der Angebots- und Auftragserfassung kosten täglich Zeit. E-Mails müssen gelesen, Daten übertragen und Belege im ERP erfasst werden. Verzögerungen und Erfassungsfehler führen zu Nacharbeit und unzufriedenen Kunden.
Anfragen und Bestellungen werden vom E-Mail-Posteingang ins ERP übertragen. Wertvolle Zeit für Kunden und Verkauf geht verloren.
Artikel und Varianten müssen manuell im Artikelstamm gesucht und abgeglichen werden. Das ist zeitaufwendig und fehleranfällig.
Jede Belegposition wird einzeln ins ERP übertragen. Artikel, Mengen und Preise müssen dabei visuell geprüft und manuell abgeglichen werden.
Erfahrene Fachkräfte gehen in Rente und wertvolles Wissen geht verloren. Mitarbeitende zu finden ist schwierig und die Einarbeitung dauert lange.
OCR, EDI und RPA sind oft aufwändig und stossen im Alltag schnell an Grenzen:
Schon bei 6 Minuten pro manuell erfasstem Beleg und CHF 35 pro Stunde entstehen erhebliche Kosten:
Automatisierte Erfassung statt manuelle Routine
Reflekt verarbeitet E-Mails und Anhänge, bereitet Angebote und Aufträge vor und übergibt sie nach Freigabe an Ihr ERP-System.
Mehr Zeit für Kunden & Verkauf
Reflekt automatisiert die Verarbeitung von Anfragen und Bestellungen. Ihr Innendienst wird entlastet und gewinnt Zeit für Kunden, Verkauf und wertschöpfende Aufgaben.
Wie Reflekt Bestellungen verarbeitet
So wird aus einer E-Mail-Bestellung ein Auftrag im ERP. Sehen Sie die Funktionsweise von Reflekt in der Praxis.
Integrationen
Reflekt lässt sich nahtlos in Ihr bestehendes ERP-System und Ihre E-Mail-Infrastruktur integrieren. Die Anbindung erfolgt über standardisierte Schnittstellen und ist schnell, unkompliziert und ohne aufwändiges IT-Projekt umsetzbar.
Führendes ERP-System für mittelständische Unternehmen.
Integration ins Microsoft-Ökosystem (Microsoft 365, Teams, etc.)
Nahtlose Integration in Microsoft Outlook für eingehende und ausgehende E-Mails.
Nahtlose Integration in Gmail für eingehende und ausgehende E-Mails.
Führendes Schweizer ERP-System für Handel und Industrie.
Integration ins Microsoft Dynamics 365 Business Central ERP-System.
Führendes Schweizer ERP-System für kleine und mittlere Unternehmen.
Diverse weitere Integrationen sind bereits in Planung und Entwicklung.
Ihr Prozess. Ihr Potenzial. Ihre Demo.
Mit der individuellen Demo können Sie optimal abschätzen, wie Reflekt Ihnen helfen kann. Das Folgende bieten wir Ihnen unverbindlich:
Häufig gestellte Fragen
Hier finden Sie Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zu Reflekt.
Reflekt lohnt sich für Unternehmen, die regelmässig Anfragen, Bestellungen oder Rechnungen per E-Mail erhalten und diese bisher manuell im ERP-System erfassen. Schon ab wenigen tausend Belegen pro Jahr rechnet sich der Einsatz: Prozesszeiten sinken, Fehler werden reduziert und wertvolle Kapazitäten werden frei.
Reflekt liest eingehende E-Mails, Anhänge und Dokumente automatisch aus, erkennt alle relevanten Informationen und erstellt daraus fertige ERP-Belege. Die ERP-Integration erfolgt API-basiert, also ohne Systemwechsel oder aufwändige Umstellung.
Eine API (Application Programming Interface) ist eine Programmierschnittstelle, über die unterschiedliche Softwarelösungen Daten austauschen können. Sie ermöglicht, dass Reflekt direkt mit Ihrem ERP-System kommuniziert und mit bestehenden Datensätzen arbeitet, ohne dass diese übertragen werden müssen.
Ihr Team muss keine Belege mehr manuell erstellen oder Daten erfassen. Reflekt übernimmt die komplette Verarbeitung – Ihre Mitarbeitenden prüfen und geben nur noch frei. So bleibt die Kontrolle erhalten und Routinearbeit entfällt.
Datenschutz und Sicherheit haben höchste Priorität. Reflekt wird DSGVO- und revDSG-konform in der EU oder Schweiz gehostet. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen, rollenbasiert verwaltet und ausschliesslich innerhalb Ihrer Prozesse verarbeitet.
Wir konfigurieren Reflekt gemäss Ihren Prozessen, die wir zusammen analysieren. Wir begleiten Sie Schritt für Schritt durch die Pilotphase und optimieren gemeinsam die Ergebnisse. Sie können innerhalb weniger Wochen produktiv starten – ganz ohne IT-Grossprojekt.
Sind Sie bereit, Ihre Prozesse messbar zu vereinfachen?
Lassen Sie uns in einem persönlichen Gespräch prüfen, wie Reflekt gezielt Mehrwert schaffen kann.